وصف الوظيفة
نبحث في شركة الصالحات القابضة عن سكرتير تنفيذي ذو كفاءة عالية للانضمام إلى فريقنا في مدينة جدة، لتقديم دعم إداري رفيع المستوى للمدير التنفيذي وأعضاء مجلس الإدارة، والمساهمة في تنظيم سير العمليات اليومية بكفاءة واحترافية.
المسؤوليات الرئيسية:
إدارة الجداول الزمنية: تنظيم ومتابعة مواعيد الاجتماعات والجدول اليومي للإدارة التنفيذية.
تنسيق الاجتماعات: الإعداد للاجتماعات الداخلية والخارجية، إعداد جداول الأعمال، وتدوين محاضر الاجتماعات بدقة.
إدارة المراسلات: التعامل مع المكالمات الواردة، رسائل البريد الإلكتروني، والخطابات الرسمية وتوجيهها بشكل مهني.
إعداد الوثائق التقارير: صياغة وإعداد الخطابات، المذكرات الرسمية، الفواتير، العروض التقديمية، والتقارير الدورية.
حفظ السرية والأرشيف: تنظيم وإدارة الملفات الحساسة، السجلات، والوثائق الرسمية للشركة وضمان سريتها التامة.
المتابعة والتنسيق: متابعة المهام المعلقة لضمان إنجازها في الوقت المحدد، والتواصل الفعال بين مختلف الأقسام والعملاء والجهات الخارجية.
تنظيم العمليات المكتبية: إدارة الإجراءات الإدارية اليومية ودعم الإدارة في المشاريع الخاصة والمهام التشغيلية.
مهام إضافية: حضور الاجتماعات نيابة عن المسؤولين التنفيذيين عند الحاجة، والقيام بأي مهام أخرى يتم التكليف بها.
المسؤوليات الرئيسية:
إدارة الجداول الزمنية: تنظيم ومتابعة مواعيد الاجتماعات والجدول اليومي للإدارة التنفيذية.
تنسيق الاجتماعات: الإعداد للاجتماعات الداخلية والخارجية، إعداد جداول الأعمال، وتدوين محاضر الاجتماعات بدقة.
إدارة المراسلات: التعامل مع المكالمات الواردة، رسائل البريد الإلكتروني، والخطابات الرسمية وتوجيهها بشكل مهني.
إعداد الوثائق التقارير: صياغة وإعداد الخطابات، المذكرات الرسمية، الفواتير، العروض التقديمية، والتقارير الدورية.
حفظ السرية والأرشيف: تنظيم وإدارة الملفات الحساسة، السجلات، والوثائق الرسمية للشركة وضمان سريتها التامة.
المتابعة والتنسيق: متابعة المهام المعلقة لضمان إنجازها في الوقت المحدد، والتواصل الفعال بين مختلف الأقسام والعملاء والجهات الخارجية.
تنظيم العمليات المكتبية: إدارة الإجراءات الإدارية اليومية ودعم الإدارة في المشاريع الخاصة والمهام التشغيلية.
مهام إضافية: حضور الاجتماعات نيابة عن المسؤولين التنفيذيين عند الحاجة، والقيام بأي مهام أخرى يتم التكليف بها.